Cours 6 - 24/01/2012

Autres changement sur les exigences des collections :

- Avant, pour une petite bibliothèque, on exigeait 20 périodiques. Maintenant, on n'impose plus rien, ça rentre dans les documentaires.

- Avant, exigences par rapport à l'achat d'auteurs et d'éditeurs belges (10% de livres, périodiques et tout autres documents d'auteurs belges ou édités chez nous).

Sources possibles pour avoir les idées par rapport à ces achats actuels.

C. Le circuit du document

Quand on consulte un ouvrage biblitothéconomique, il nous parle du circuit du document. C'est-à-dire le cheminement suivi par le document depuis la commande jusqu'au moment où ce document est remis dans les mets du lecteur. Et au-delà de sa vie durant le prêt, l'opération d'élagage. Donc depuis le moment où il entre dans la bibliothèque jusqu'au moment où il en sort.

a) On a établie une liste d'achats. Il faut maintenant choisir un fournisseur. Est-ce qu'on a le choix ? Oui et non. En bibliothèque, on utilise de l'argent publique, donc la démarche tombe sous le coup de la loi des marchés publiques, càd qu'il faut lancer un appel d'offres à au moins trois fournisseurs. Des gens proposent des rabais plus importants que les autres ou des services plus intéressants que les autres.
Quand plusieurs librairies, c'est que le P.O. a accepté de scinder le marché. Plutôt que d'acheter tout chez le même commerçant, on a la possibilité d'avoir plusieurs fournisseurs. Par exemple, on peut acheter des livres chez un spécialistes pour avoir les conseils des spécialistes. Ils permettent par exemple de suivre les séries (dans les BD, les manges, etc.) plus facilement, etc.
On a le choix entre l'éditeur, le diffuseur ou le libraire. Plus on remonte loin dans la chaîne, moins on paie, forcément. Mais souvent, on n'accepte pas d'aller acheter en France chez l'éditeur. On peut trouver chez le diffuseur plusieurs maisons d'édition. Si on passe chez l'éditeur, c'est moins cher mais on multiplie la paperasse, parce que bon de commande différent selon les éditeurs.
Si éditeur uniquement sur internet, on met ça en évidence et ça passe. Mais il faut discuter avec le P.O.
Si on va à une foire du livre, on ne peut pas acheter sur place, sauf si on a un bon de commande. Mais rare que ce soit accepté par le P.O.
Parfois « démarcheurs » qui proposent des livres neufs à prix réduit, ça peut être intéressant, mais il faut que le P.O. accepte et de laisser une petite part de budget pour pouvoir acheter ces livres moins chers.

NB : il est difficile d'arriver à une liste reprenant des titres précis pour lancer un appel d'offre, vu que les livres sortent le long de l'année. Idéalement, il est mieux de demander ce que les libraires et autres proposent comme rabais, plutôt que de remettre des listes. Surtout sur base du rabais proposé donc, établi en fonction de l'importance du marché.

NB : quand on fait la commande dans le logiciel de gestion de la bibliothèque, on peut déjà pré-encoder les livres, avec les données que l'on possède, que l'on trouve dans les revues, les journaux, les bibliographies spécialisées, sur un catalogue en ligne, etc. On met statuts en liaison avec ces titres, du style « à commander ». Le logiciel permet de n'imprimer que ceux-là. Ils n'apparaissent pas dans le catalogue réel. Quand il est réellement commandé, on modifie le statut.

NB : Attention à prendre ce qu'il y a de plus récent possible.

b) Soumission du bon de commande au P.O. pour accord (par le Collège échevinal). Plusieurs exemplaires : un reste au P.O., un est gardé pour preuve et un part chez le commerçant.

NB : argent pour retards et prêts et remis au P.O.

c) Renvoi d'un bon de commande ou feu vert au commerçant sélectionné. Les commandes sont en général étalées tout au long de l'année. Toujours penser aux délais.

d) Réception de la commande : vérification. Vérifier si tout est là, le plus vite possible. Vérifier si le contenu des cartons correspond à ce qui est indiqué, si pas d'erreurs. Vérifier aussi ce qui est facturé, si ce qui est reçu correspond à la facture (on reçoit un double de la facture). Vérifier également si les livres ne sont pas abîmés, s'ils n'ont pas de défauts. Ça peut être fait par un personnel non diplômé.

e) On peut commencer l'encodage. Avant, il fallait d'abord enregistrer le livre (inscrire le livre dans un grand catalogue. Par l'intermédiaire de ce catalogue qu'on octroyait au livre un numéro d'inventaire. Maintenant, quand on crée une nouvelle fiche catalo, le logiciel octroie un numéro d'inventaire automatiquement. On réfléchit déjà au rangement du livre vu qu'on va chercher l'indice CDU et l'indexation sujet. Maintenant, on essaie de mettre aussi un résumé du livre, ou même la table des matières dans la zone de notes. Si on veut, on pourrait même mettre une image de la couverture. L'encodage est fait par un bibliothécaire. Au minimum, quand on fait la catalo, on indique le numéro d'inventaire pour qu'il n'y ait pas de confusion possible.

NB : Cote de rangement : on met traditionnellement le CDU + les trois premières lettres du nom de l'auteur. Parfois, on va plus loin, on met les lettres suivantes mais en chiffres (mais pas imposé) :

82-3 82-3
ZOL ZOL
01.00 (= A./)
N N

f) Impression des étiquettes : la cote de rangement et le code-barre. Le logiciel va générer un code à barres unique pour le document qu'on a encodé par rapport à son numéro d'inventaire.

g) Équipement du livre : on colle ce qui doit être collé et on recouvre le livre. Le collage des étiquettes et le fait de recouvrir les livres peut être fait par un non-diplômé. On regarde où on les colle, on ne les colle pas en plein milieu de la quatrième de couverture. On estampille aussi (cachet de la bibli - maintenant étiquettes autocollantes parce qu'on ne doit pas attendre que ça sèche et ça tient sur les pages qui ne prennent pas les cachets).

h) Mise en rayon. Dans certaines bibliothèques, avant de mettre les livres à disposition des lecteurs, on les fait transiter dans un bureau pour qu'ils soient présentés à l'équipe. Parfois problèmes de mise en rayon. Par exemple : les collections : les regrouper ou les éclater pour les ranger à leur endroit CDU ? Respect du plan CDU est plus facile. Problème aussi pour les brochures (ce qui est très petit et qui peu se perdre facilement, se glisser facilement dans les livres, etc.). On peut les mettre dans un boîtier plus grand. Pour les CD : tiroirs avec des pochettes suspendues pour ranger les CD (avec possibilité d'indiquer sur la pochette le numéro d'inventaire). Et on laisse CD vide en rayon. Et sur ces supports particuliers, on peut mettre des alertes (qui apparaissent sur écran).

i) L'élagage. C'est une réorganisation des collections qui se fait par le tri régulier des documents disponibles en libre accès. On ne va garder que les documents qui ont un potentiel d'attrait immédiat. Ne pas oublier les 45% de livres les plus neufs possible en libre accès. Que retire-t-on du libre accès ? Tout ce qui a plus de 10 ans, automatiquement. Ce qui est sali, abîmé. Tous les livres qui contiennent des informations dépassées. Comme l'informatique. Ou les guides touristiques. La quantité que l'on retire des collections est laissé à l'appréciation du bibliothécaire. Dans l'ancien décret, il y avait une clause d'accroissement de 5%, et un élagage de 3%. Maintenant, laissé à l'appréciation.
Quand on a retiré les livres du rayon, qu'en faire ?
- Plus tout neuf, ne sort pas beaucoup, mais intéressant à garder, donc on le transfère en magasin. Quand on met en magasin, ça fait toujours partie de la collection, on doit changer le changement (la cote de rangement), mettre un indice « magasin ».
- On l'enlève définitivement de nos collections. Et ça fait l'objet d'une procédure de retrait, le livre ne fait plus partie des collections, il ne sera plus comptabilisé dedans. Avant, on barrait dans le livre catalogue. Dans le rapport d'activité, il faut dire combien de livres on a enlevé, il faut savoir comptabiliser. La fiche, on la laisse alors, mais on met « élagué ». Il faut indiquer quelque chose dedans qui prouve que le livre ne fait plus partie de la collection (étiquette, cachet, etc.). Destruction définitive (poubelle) ou bien on est en présence de documents témoins d'un certain passé (il y a 50 ans, à quoi ressemblait tel ou tel ouvrage documentaire par exemple), et pourraient servir à faire une expo, etc. Le problème qui se pose alors, c'est le stockage. La Communauté française s'est intéressée à ce gros problème et a organisé une énorme réserve, la réserve centrale, avec un bâtiment qui se situe à Lobbes (date de 2004). Quand ils sont là, ils sont toujours disponibles. Parfois, on peut faire un don aussi, mais il faut le demander au P.O. (car argent engagé par le P.O.). On peut faire aussi des bourses aux livres.
(voir feuille sur élagage)

NB : Différence dans nouveau décret entre magasin et réserve. Réserve pour ce qui est précieux et à garder indéfiniment. Magasin, c'est la réserve. L'endroit où l'on va ranger les documents dont on ne souhaite pas se dessaisir tout de suite. On sait qu'ils ne vont pas rester là de manière illimitée. Dans la plupart des bibliothèques, on ne fait pas la différence entre magasin et réserve.